ORGANISATION D'UN CONCERT OU SPECTACLE
PAR UN ORGANISME A BUT NON LUCRATIF
L'organisation d'un concert ou d'un spectacle implique le respect de certaines règles de base, notamment pour la protection des participants et spectateurs du spectacle, pour le respect des droits des artistes réalisant le spectacle et des créateurs, et plus simplement pour éviter les "mauvaises surprises" !
Avertissement : Les informations mentionnées dans la présente fiche ne sont valables que pour de petits spectacles n'impliquant pas le déploiement de moyens humains et matériels importants. Cette fiche a été réalisée en octobre 2005
Les formalités à la charge de l'organisme à but non lucratif dépendent de son statut dans l'organisation du spectacle :
1er cas : L'organisme commande un spectacle à un tiers
Dans ce premier cas, l'organisme souhaite confier au tiers choisi toutes les tâches nécessaires pour l'organisation, la réalisation et le déroulement du spectacle.
L'organisme devra donc essentiellement veiller à ce que le tiers organisateur et réalisateur prenne effectivement à sa charge l'intégralité des obligations relatives au spectacle.
L'organisme n'aura pour sa part qu'à payer la facture du tiers organisateur !
Afin d'être certain du bon accomplissement par le tiers de l'ensemble des obligations, l'organisme devra veiller à signer avec le tiers un contrat décrivant précisément la réalisation du spectacle et les obligations à la charge de l'organisateur (cf. modèle de contrat ci-après).
L'organisme veillera en particulier à ce que le tiers prenne à sa charge :
- La location ou le droit d'utilisation des lieux du spectacle. A titre de précaution, l'organisme pourra utilement demander à l'organisateur de lui communiquer au préalable une copie de son contrat avec le propriétaire des lieux
- L'assurance de ces lieux couvrant les risques financiers en cas de dommages durant le spectacle, par le propriétaire des lieux ou par l'organisateur du spectacle
- L'assurance des artistes réalisant le spectacle, couvrant les risques financiers en cas de dommages subi par ces artistes ou par leur matériel (leurs instruments de musique par exemple), ou par des spectateurs
- Les taxes éventuellement dues, en particulier si le spectacle est payant
- Le paiement par l'organisateur des droits des créateurs (vis-à-vis de la SACEM par exemple pour un concert)
- Les paiement des artistes par l'organisateur, conformément à la réglementation en vigueur
Par ailleurs, si une buvette est organisée durant le spectacle, l'organisateur devra disposer d'une licence si des boissons alcoolisées sont proposées.
En pratique, le plus simple est de faire déclarer expressément par l'organisateur, dans le contrat relatif à la commande du spectacle, qu'il assumera chacune de ces obligations. Et, à titre de clause "balai", de demander à l'organisateur de s'engager par ailleurs au respect de toutes réglementations générales ou particulières s'appliquant au spectacle commandé, à son déroulement, compte tenu en particulier du lieu de son déroulement et du public attendu.
Pour que le spectacle corresponde au mieux aux attentes de l'organisme, il conviendra de le définir précisément dans le contrat. Tout dépendra bien entendu du spectacle, mais il peut être utile de mentionner le nombre d'artistes souhaités, leurs références, les moyens techniques minimum exigés (pour s'assurer d'une bonne sonorisation en cas de concert par exemple), etc...
Il sera également nécessaire de mentionner si le spectacle peut être enregistré par tous moyens, par qui, et, dans l'affirmative, par qui l'enregistrement pourra être exploité.
2ème cas : L'organisme co-organise un spectacle avec un tiers
Dans ce second cas, l'organisme considère pouvoir assumer lui-même une partie de l'organisation et de la réalisation du spectacle.
Les points importants sont les mêmes que dans le premier cas.
Certaines des modalités pratiques de mise en oeuvre de ces points sont précisées ci-dessous (cf. 3ème cas : L'organisme organise seul le spectacle).
Par contre, dans ce cas de figure, le contrat (cf. modèle de contrat ci-après) entre l'organisme et le tiers co-organisateur sera particulièrement important pour préciser qui de l'organisme ou de son partenaire, assume telle ou telle obligation, ou réalise telle ou telle partie du spectacle.
Outre le contrat, et notamment pour les besoins techniques (sonorisation, éclairage, enregistrement), des échanges réguliers, y compris par écrit, seront indispensables pour que tout le matériel nécessaire soit sur place, avec les techniciens indispensables, le moment venu.
3ème cas : L'organisme organise seul le spectacle
Dans ce dernier cas, l'organisme doit assumer seul l'ensemble des obligations mentionnées pour le premier cas.
Pour certaines de ces obligations, quelques précisions peuvent être utiles :
- Assurance des lieux du spectacle : Les propriétaires de lieux de spectacles sont normalement assurés. N'hésitez par à en demander la confirmation. Lorsque le spectacle est organisé dans les propres locaux de l'organisme ou dans un lieu qui n'accueille généralement pas de spectacles, il est nécessaire de s'assurer auprès de la compagnie d'assurance des lieux (par écrit) que la police d'assurance des lieux considérés couvre le spectacle envisagé. A défaut d'assurance, l'organisme devra négocier avec un assureur une police d'assurance spécifique pour le spectacle
- Assurance des artistes réalisant le spectacle : Si l'organisme exerce certaines de ses activités régulièrement dans le domaine artistique, il sera déjà probablement assuré. A défaut, une police d'assurance pour l'occasion devra ici aussi être conclu
- Billetterie (si le spectacle est payant) : Pour les spectacles modestes, aucune taxe n'est généralement due. Pour mémoire, pourraient être applicables la TVA et la taxe sur les billets d'entrée (celle-ci étant toutefois normalement due par l'imprimeur des billets)
- Paiement des droits des créateurs : Cliquez sur le site de la SACEM pour un concert
- Paiement des cachets des artistes : Pour accomplir simplement les obligations relatives à ces paiements, et notamment les déclarations légales et le paiement des charges sociales, un site internet centralise les obligations en la matière, le Guso. Des défraiements peuvent également être versés aux artistes, couvrant notamment leurs frais de déplacement, logement, et repas. Lorsque les montants versés correspondent à des dépenses justifiées, il n'y a pas lieu de les inclure dans les cachets soumis aux charges sociales. En cas d'enregistrement, il sera également nécessaire de respecter les droits de reproduction des interprètes (voir notamment sur ce sujet le site de la Spedidam dans le domaine musical).
- Buvettes : Pas d'alcool sans licence !!
- Enregistrement du spectacle : Lorsque le spectacle a lieu chez un tiers et qu'il est filmé ou photographié, il est nécessaire de prévenir le propriétaire des lieux de cet enregistrement et du fait que cet enregistrement sera le cas échéant diffusé. A cette occasion, il sera demandé au propriétaire des lieux d'autoriser l'enregistrement ainsi que sa diffusion. Le cas échéant, le propriétaire pourra imposer certaines contraintes. Dans le domaine musical, c'est également la SACEM qui gère les droits dans le domaine de la production audio et audio-visuelle. Des droits seront en effet également dus aux créateurs des oeuvres dont l'enregistrement est diffusé.
MODELE DE CONTRAT DE PRODUCTION D'UN SPECTACLE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
Raison sociale : --------------
Téléphone : ------- fax : --------
Adresse ou siège social : ---------------
Statut juridique : société, fondation, association, commune de ...
N° SIRET : --------------- Code APE : ----------
N° de licence : Certains organismes doivent disposer d'une licence de salle de spectacles
Représentée par : Madame/Monsieur ----------, qualité
ci-après désigné l'ACHETEUR,
ET :
Raison sociale : --------------
Téléphone : ------- fax : --------
Adresse ou siège social : ---------------
Statut juridique : société, fondation, association, ...
N° SIRET : --------------- Code APE : ----------
N° de licence : Certains organismes doivent disposer d'une licence pour la production de spectacles
Représentée par : Madame/Monsieur ----------, qualité
ci-après désigné le PRODUCTEUR,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Le PRODUCTEUR soussigné dispose du droit de représentation en France du spectacle suivant : Nom ou titre du spectacle,
pour lequel il s'est assuré le concours des artistes nécessaires à sa préparation et à sa représentation.
L'ACHETEUR soussigné dispose de l'utilisation, en ordre de fonctionnement, de la salle de spectacles de ------- (nom et adresse de la salle)
Article 1 - Objet
Le PRODUCTEUR et l'ACHETEUR collaboreront pour réaliser dans la salle de représentation précitée la représentation du spectacle précité.
Nombre de représentations : --
Date(s) et horaire(s) de(s) représentation(s) : --------
Article 2 - Obligations du PRODUCTEUR
Le PRODUCTEUR fournira le spectacle entièrement monté, assumera la responsabilité artistique des représentations et prendra à sa charge les frais du spectacle, à savoir :
- les cachets, défraiements et indemnités des artistes et techniciens, les charges fiscales et sociales afférentes s'il y a lieu, ainsi que les frais de déplacement et d'hébergement des artistes et techniciens attachés au spectacle ;
- la fourniture des décors, costumes, accessoires et d'une manière générale tous les éléments nécessaires à la représentation du spectacle. Le PRODUCTEUR en assurera le transport aller-retour et effectuera les éventuelles formalités douanières.
Le PRODUCTEUR fournira à l'ACHETEUR, -- (nombre en chiffres et en lettres) semaines au plus tard avant la représentation, la fiche technique du spectacle.
Le PRODUCTEUR s'engage à respecter les Règlements de Sécurité en vigueur dans les Etablissements de Représentations Publiques et les salles de spectacles (Etablissement du -- groupe, catégorie --), ainsi que le règlement intérieur de la salle de spectacle.
Le PRODUCTEUR déclare que les artistes et leur matériel sont assurés.
Article 3 - Obligations de l'ACHETEUR
L'ACHETEUR fournira le lieu de représentation en ordre de marche avec son Régisseur général, le cas échéant : les techniciens responsables de -----.
Il déclare que ce lieu et la programmation qui y est réalisée sont assurés.
L'ACHETEUR prendra en charge la pose des affiches et affichettes, la promotion du spectacle auprès des médias (presse, radio...) ainsi qu'auprès des collectivités et associations partenaires de l'ACHETEUR.
L'ACHETEUR assurera le service général du lieu : location, réservations, accueil du public, billetterie, et assurera les rémunérations, charges sociales et fiscales des personnels nécessaires (Régisseur général, personnel d'accueil et de sécurité, techniciens intermittents et manutentionnaires éventuels).
Le PRODUCTEUR dégage l'ACHETEUR de toute responsabilité et charges concernant les rémunérations, charges sociales et fiscales du personnel du PRODUCTEUR ainsi que de ses artistes visés à l'article 2 ci-avant.
Article 4 - Prix
L'ACHETEUR s'engage à verser au PRODUCTEUR, à l'issue du spectacle, en contrepartie de l'objet visé à l'article 1 ci-avant, sur présentation de facture, la somme de : -------- (montant en chiffres et en lettres) €uros, toutes taxes comprises.
Article 5 - Conditions spéciales
Les prix des places sont fixés d'un commun accord, soit :
Prix public : --- €uros
Tarif réduit : --- €uros
Article 6 - Droits d'exploitation du spectacle
Le PRODUCTEUR autorise l'enregistrement du spectacle par tous moyens (photos, vidéo, bande magnétique, CD Rom...).
L'exploitation de ces enregistrements sera assurée par le PRODUCTEUR qui est seul propriétaire de leurs droits d'exploitation..
Article 7 - Résolution
Le présent contrat ne pourra être dénoncé de part ni d'autre, sans indemnité d'aucune sorte, que dans les cas suivants:
- guerre, révolution, grève générale, deuil national, émeute, épidémie, catastrophe naturelle, réquisition, nécessitant la fermeture de la salle de spectacles,
- cas de force majeure, dans le cas où des artistes seraient victimes de maladies ou accidents graves et ne pourraient pas être remplacés, dans le cas où des artistes étrangers n'obtiendraient pas de visas de sortie ou de permis de travail.
Article 8 - Compétence juridique
En cas de litige sur l'interprétation ou l'application de l'un ou de la totalité des termes du présent contrat, et après avoir recherché un accord à l'amiable, les parties conviennent de s'en remettre à l'appréciation des tribunaux compétents.
Fait à -----------
en -- exemplaires (au moins deux exemplaires).
Pour le PRODUCTEUR Pour l'ACHETEUR