Assemblée Générale de l'association - Modèles

Modèle de convocation de l'assemblée générale ordinaire annuelle

Modèle de pouvoir

Modèle de feuille de présence

Modèle de procès-verbal de l'assemblée générale

Modèle de rapport d'activité

Modèle de rapport financier

 

 

Modèle de convocation à l'assemblée générale ordinaire annuelle de l'association (à reproduire sur papier à en-tête de l'association)

Le mode de convocation (affichage, courrier, courrier recommandé...) doit préférentiellement être prévu par les statuts, la loi ne prévoyant aucune règle impérative.  Une convocation par lettre recommandée permet de limiter les risques de litiges concernant les assemblées générales.  

Objet : Convocation

Les membres de l'association..... sont conviés à l'Assemblée Générale ordinaire qui aura lieu le........ à (indiquer le lieu).
Il sera présenté à l'ordre du jour :

(indiquer les objets de la réunion, rapports sur les activités de l'association et sur les comptes et approbation des comptes, présentation du budget pour l'exercice suivant, fixation du montant des cotisations pour l'exercice suivant, élection du nouveau Bureau/Conseil d'administration le cas échéant, projets d'investissement, questions diverses concernant le fonctionnement au quotidien de l'association en particulier ...).

Les personnes souhaitant présenter leur candidature pour une nomination au Bureau/Conseil d'administration (en cas de renouvellement du Bureau/Conseil d'administration.  Dans ce cas, mentionner la liste des candidats, ou l'afficher dans les locaux de l'association au plus tard au moment de l'envoi des convocations) et celles qui souhaitent inclure des points complémentaires à l'ordre du jour sont priés de se faire connaître auprès du Secrétariat de l'association (préciser l'adresse et le destinataire exact).

En cas d'impossibilité de participer, il vous est possible de vous faire représenter par --------- (dans les conditions prévues par les statuts).  A cette fin, vous devez compléter le pouvoir, dont modèle ci-joint, et le remettre à la personne qui vous représentera ou l'adresser au Secrétariat de l'association afin qu'il lui soit parvenu au plus tard le jour de la tenue de l'assemblée générale..

Signature (du Secrétaire ou du Président)

Joindre à la convocation les documents éventuellement prévus par les statuts, explicitant les points prévus à l'ordre du jour (ex :  copies des comptes de l'association, éventuellement des rapports du Bureau/Conseil d'administration, liste des candidats au Bureau/Conseil d'administration, ...)

 

Modèle de pouvoir pour l'assemblée générale

POUVOIR: Conformément aux statuts de l’associations ;

Je soussigné .…… donne pouvoir à M…………… de me représenter et voter à l'Assemblée Générale du ……...

Le……... à…………... 

Le cas échéant, des consignes de vote pourront être donnée, mais préférentiellement sur un document séparé ou verbalement.

(signature précédée de la mention manuscrite "bon pour pouvoir")

(signature du mandataire, précédée de la mention manuscrite "bon pour acceptation de la fonction de mandataire")

 

Modèle de feuille de présence (à reproduire sur papier à en-tête de l'association)

Assemblée Générale annuelle ordinaire

du ----------------------------- 2003, à ------

 

Après convocation par ----------, sont présents ou représentés :

 

Nom ou raison social

Qualité

Signature du membre ou de son représentant (1)

     
     
     
     
     
     

(1) Les originaux des pouvoirs restent annexés à la présente feuille de présence.

(la feuille de présence peut utilement être signée par les membres du Bureau/Conseil d'administration)

 

 

Modèle de procès-verbal d'assemblée générale ordinaire annuelle (à reproduire sur papier à en-tête de l'association)

Le ……………..à ...h….. ;

Après convocation de ses membres dans les conditions prévues par les statuts, l'assemblée générale annuelle s'est réunie au……………… 

Etaient présents ou représentés --- membres de l'association, sur un total de ---- membres.

L'Assemblée est présidée par……….., Président de l'association.

Le Secrétariat de l'assemblée est assuré par ----------, Secrétaire de l'association (en son absence, toute autre personne peut être désignée par décision immédiate de l'assemblée)..

Le Président constate que le quorum prévu par les statuts est atteint, que l'assemblée est donc régulièrement constituée et peut valablement délibérer et prendre des décisions à la majorité requise (un tel quorum, c'est-à-dire un pourcentage minimum de membres de l'association effectivement présents ou représentés à l'assemblée est utile pour empêcher que des décisions importantes soient prises par un minorité.  A l'inverse, prévoir un quorum peut bloquer le fonctionnement de l'association si ce quorum ne peut pas être atteint, en cas de fort absentéisme des membres de l'association).

Le Président rappelle les points à l'ordre du jour :

  • lecture et approbation des rapport d'activité et rapport financier relatif aux comptes de l'exercice ... ;
  • approbation des comptes et quitus au trésorier ;
  • approbation du budget pour l'exercice ……….. ;
  • fixation du montant des nouvelles cotisations ;
  • élection de ……………. (nombre) membre du Bureau/Conseil d'administration ;
  • ... ;
  • questions diverses.
Le Président donne ensuite lecture des rapport d'activité et rapport financier et ouvre les débats.

Un échange de vues intervient.

Une description des débats peut être faite, en particulier s'il existe un risque de litiges sur une ou plusieurs des décisions de l'assemblée générale.

Le Président constatant que plus personne ne souhaite prendre la parole, il est procédé au vote des différentes résolutions de l'assemblée.

PREMIERE RESOLUTION

Après lecture du rapport financier relatif aux comptes de l'association pour l'exercice ..., l'assemblée générale approuve ledit document tel qu'il lui a été présenté.  Il est donné quitus de leur gestion aux membres du Bureau/Conseil d'administration pour l'exercice écoulé.

Cette résolution est adoptée à ... (indiquer le résultat des votes).

 

DEUXIEME RESOLUTION

Après présentation du budget de l'exercice ..., l'assemblée générale approuve ledit budget tel qu'il lui a été présenté.


Cette résolution est adoptée à ... (indiquer le résultat des votes).

 

TROISIEME RESOLUTION

Après débat, l'assemblée générale décide de fixer le montant des nouvelles cotisations dues au titre de l'exercice ... comme suit : ... .
Cette résolution est adoptée à ... (indiquer le résultat des votes).

 

QUATRIEME RESOLUTION

Après rappel par Monsieur le Président que les membres suivants du Bureau/Conseil d'administration sont démissionnaires (ou :  que les mandats des membres du Bureau/Conseil d'administration suivants arrivent à échéance), et qu'il doit en conséquence être procédé à l'élection des nouveaux membres du Bureau/administrateurs.

Conformément aux statuts, cette élection est effectuée à bulletin secret sous la surveillance du bureau de vote composé comme suit : ... .

Après qu'il ait été procédé au vote et dépouillement, sont déclarés régulièrement élus :


- M... ... (nom et prénom), né(e) le ... à ..., demeurant à ... et exerçant la profession de ... avec ... (nombre) voix, en qualité de ----- du Bureau/Conseil d'administration ;

- M... ... (nom et prénom), né(e) le ... à ..., demeurant à ... et exerçant la profession de ... avec ... (nombre) voix, en qualité de ---------- du Bureau/Conseil d'administration ;

- ... .

Cette résolution est adoptée à ... (indiquer le résultat des votes).

 

AUTRES RESOLUTIONS (même formalisme)

 

 

Aucune autre question n'étant à l'ordre du jour et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à ... heures.

De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal, signé par le Président et le Secrétaire.

La feuille de présence peut utilement être annexée au procès-verbal

 

Modèle de rapport d'activité

Le rapport d'activité, parfois aussi appelé rapport moral dans les associations a pour but de rappeler les évènements importants de la vie de l'organisme au cours de l'exercice écoulé et les projets en cours ou envisagés pour les années suivantes.  Il est préparé par le Bureau/Conseil d'administration.

Son contenu étant totalement libre, nous suggérons simplement le plan suivant :

1.    Evolution des effectifs de l'organisme (évolution du nombre des membres, origines des membres,...)

2.    Point sur les activités de l'organisme (réalisations au cours de l'exercice, problèmes éventuels concernant les locaux, projets en cours et pour les années suivantes...)

3.    Relations de l'organisme avec les tiers (par exemple avec les services municipaux, d'autres organismes liés tel que les fédérations pour les clubs sportifs par exemple)

Modèle de rapport financier

Le rapport financier a pour but de faire le point sur les comptes de l'organisme au cours de l'exercice écoulé et sur sa santé financière.  Il propose également utilement le budget pour la ou les années suivantes, en fonction des projets de l'organisme, et en particulier le montant des cotisations.  Il est préparé par le Bureau/Conseil d'administration.  Son contenu est totalement libre.  Nous suggérons toutefois qu'il comporte les informations suivantes :

1.    Comptes de l'association (bilan et compte de résultat, en comparaison avec le budget voté l'année précédente)

   Les bilan et compte de résultat sont utilement présentés sous une forme simplifiée, ne reprenant, respectivement, pour le bilan que les principaux actifs détenus et le total des dettes de l'organisme ainsi que ses capitaux propres, et pour le compte de résultat que le total des recettes (en distinguant le cas échéant entre les cotisations et les autres recettes telles que les subventions reçues) et les grandes catégorie de dépenses (charges telles que les loyers pour les locaux par exemple, etc...)

   Ensuite, une analyse sommaire des comptes peut être utile, afin notamment d'expliquer les évolutions par rapport aux années précédentes, les difficultés financières éventuellement rencontrées ou au contraire les nouveaux financements obtenus.

2.    Prévision de financement de projets importants

   Il est utile d'anticiper certains financements, tels que des travaux importants, l'embauche de personnel nouveau, des acquisitions de matériel ou de biens, etc...

   La forme du financement est bien sûr libre (emprunt, augmentation du montant des cotisations, nouveaux apports aux capitaux propres de l'organisme, subventions spécifiques, ...).

3.    Projet de budget pour l'année suivante

   Le budget peut être utilement présenté sous la même forme que le compte de résultat de l'exercice écoulé.  Le budget propose en particulier le montant de la ou des cotisations pour l'année suivante (les cotisations peuvent être variables suivants les catégories de membres existant), les conditions et dates limites de leur paiement.