Convention relative au pilotage, la coordination et au financement
du programme expérimental X
Ce modèle est relatif au financement complexe d'un programme de recherche impliquant des administrations, des entreprises, et des organismes à but non lucratif. Ce modèle, après adaptation, peut également servir pour le financement d'autres projets. Il vise notamment :
- à organiser la conduite du projet
- à prévoir à qui appartiennent les droits d'exploitation éventuels à l'issue du projet
- à maîtriser les problématiques fiscales, et notamment le risque d'assujettissement à la TVA de certaines subventions, qui conduirait à une réduction substantielle des subventions reçues
Liste des
intervenants à la convention :
L'Association de recherche -----, représentés par,
Administrations ,
Chambres professionnelles ,
Sociétés commerciales ,
Organismes de recherches publics
Et Universités de ,
La présente convention a pour objet de définir les actions et les engagements de chacun des signataires concernant le pilotage, la coordination, la mise en oeuvre et le financement du programme expérimental …
Article 2 Objectifs du programme
Définir
aussi précisément que possible le programme, ses objectifs et tous les aspects
techniques en relation. Privilégier un objectif global de développement
scientifique et technique visant l’ensemble de la collectivité, l'intérêt
général (local ou national),...
Les contractants se répartissent en 3 groupes:
-
le groupe des financeurs
- le groupe des maîtres d’œuvre de l’expérimentation qui met en oeuvre le programme dans le cadre des modalités techniques et financières définies par le Comité de Pilotage et le Comité Technique,
- un coordinateur administratif et technique, qui, par délégation de l’ensemble des contractants, assure des tâches de coordination technique, le secrétariat du comité de pilotage, et la centralisation des aspects financiers du programme.
Un comité de pilotage du programme est constitué.
Il est composé de représentants du groupe des financeurs, du groupe des maîtres d’œuvre de l’expérimentation, et du coordinateur administratif et technique définis à l’article 3. Les représentants sont désignés librement par chaque contractant.
Le comité de pilotage désigne le ou les experts éventuels dont il souhaite les avis.
Le
comité de pilotage assurera les tâches suivantes :
- la validation des protocoles techniques mis en oeuvre par chaque membre du groupe des maîtres d’œuvre de l’expérimentation en tenant compte, le cas échéant, des procédures pré-établies.
- le suivi de l’état d’avancement des expérimentations,
- la validation des résultats partiels et complets de chaque expérimentation,
- la réorientation éventuelle des protocoles expérimentaux sous réserve, le cas échéant, de l’accord des autorités impliquées,
- la validation des engagements financiers,
- la validation des justificatifs financiers et le suivi des paiements.
Il se réunit autant que de besoin mais au moins deux fois par an. En outre, il peut se réunir exceptionnellement à la demande de l’un de ses membres.
Un comité
technique est constitué.
Il est
composé de représentants du groupe des maîtres d’œuvre de l’expérimentation
désignés librement par chaque membre du groupe.
Le comité
technique fera un point à intervalle de temps régulier (au moins une fois tous
les …….. mois) sur les éléments techniques du programme : déroulement
des protocoles, développements informatiques, traitement et analyse des données,
rédaction des comptes-rendus techniques désignés aux articles 6 et 7, problèmes
rencontrés, etc.
Le comité
technique rend compte de ses travaux au comité de pilotage et l’informe des
difficultés rencontrées.
Le comité de pilotage pourra désigner un ou plusieurs représentants
du groupe des financeurs pour assister, autant que de besoin, aux travaux du
comité technique.
Le programme comporte la réalisation des points généraux suivants
dont les modalités précises de réalisation seront définies dans le protocole
spécifique à chaque sous-projet à valider par le comité de pilotage:
- la formation de tous les opérateurs concernés,
- la constitution d’une base de données relatives aux …,
- le transfert, le cas échéant, des informations à d’autres bases,
- la rédaction des rapports intermédiaires et du rapport final,
- …
7.1. Échéances liées
au programme technique
- rapports intermédiaires à remettre en …,
- rapport final à remettre le ……. au plus tard.
7.2. Échéances liées
au suivi financier
Les éléments
comptables justifiant les dépenses engagées sont fournis trimestriellement /
semestriellement pour validation par le Comité de Pilotage. Ils sont centralisés
par le coordinateur technique.
………………
est le coordinateur.
Le coordinateur assure, pour le compte du Comité de Pilotage, une mission de coordination du programme. Il rend compte au Comité de Pilotage des actions qu’il mène dans ce cadre.
La coordination technique
comprend :
- la réalisation d’un cahier des charges,
- le suivi des développements informatiques souhaités par les acteurs du programme,
- un appui technique et méthodologique à l’élaboration des procédures expérimentales,
- un suivi technique des expérimentations,
- un appui au traitement et à la valorisation des données,
- l’animation
du comité technique.
Au demeurant, pour garantir le bon déroulement du programme, le coordinateur veille au bon fonctionnement du secrétariat du Comité de Pilotage, au suivi des engagements financiers et des justificatifs des différents participants au programme, et centralise les versements effectués entre les contractants par mandat qui lui est donné par les contractants et qu’il accepte.
Tableau
représentatif des dépenses prévues pour chaque maître d’œuvre.
........................
Liste
des financiers avec le montant de leur engagement en face et liste des maîtres
d’ouvrage avec les montants des subventions qui leur reviennent
respectivement. Le montant du financement doit être inférieur ou égal aux coûts
de l’article 9.
11.1 Fiche budgétaire
annuelle actualisée et justificatifs de dépenses
Au début
de chaque année budgétaire, chaque maître d’œuvre de l’expérimentation
établira une fiche budgétaire actualisée pour l’année à venir par poste
de dépenses. Cette fiche budgétaire sera validée par le Comité de Pilotage.
A la fin
de chaque année civile, chaque maître d’œuvre de l’expérimentation établira
une fiche récapitulative des dépenses engagées sur l’exercice écoulé.
Cette fiche sera présentée par poste de dépense tel que détaillé dans
l’article 9 du présent contrat.
Cette
fiche récapitulative des dépenses devra être accompagnée :
- d’une copie des factures pour tout achat de matériels et de prestations,
- de la liste nominative des personnes affectées au
programme, avec le pourcentage de leur temps.
Chacune
des fiches récapitulatives des dépenses engagées, signée par le Président
de l’organisme maître d’œuvre, devra être validée par le Comité de
Pilotage.
11.2
Versement faits par les financeurs
De manière
à simplifier la gestion des aides financières, les financeurs versent leur
contribution au Coordinateur qui en effectue le reversement aux maîtres d’œuvre
de l’expérimentation en assurant la centralisation et le suivi des
justificatifs ainsi que la tenue des comptes correspondant dans le cadre du
mandat prévu à l’article 8 des présentes.
Modalités
de versement des contributions :
- X% de leur
contribution au coordinateur sous forme d’avances à la signature de la présente
convention,
- Y% au Coordinateur sur demande du
Coordinateur justifiée par un récapitulatif des versements faits par le
Coordinateur auprès des maîtres d’œuvre pour la première année d’expérimentation
certifié conforme par son commissaire aux comptes. Ce versement sera diminué,
le cas échéant, du trop perçu par le Coordinateur au regard des avances perçues
et des reversements effectués auprès des maîtres d’œuvre de l’expérimentation
pour la première année d’expérimentation,
- …
- Le solde en fin de programme après remise et validation
par le Comité de Pilotage de l’ensemble des travaux, études, et rapports prévus
aux présentes.
Le
Coordinateur fournira ensuite à chaque financeur, au plus tard au terme de la
validité de la présente convention défini à l’article 14 un récapitulatif
des versements faits auprès des maîtres d’œuvre pour la troisième année
d’expérimentation, certifié conforme par le commissaire aux comptes.
11.3 Versements
auprès des maîtres d’œuvre de l’expérimentation
Le Coordinateur verse à chaque maître d’œuvre de l’expérimentation les montants qui lui reviennent proportionnellement à sa part dans le financement global tel que prévu aux articles 9 et 10 des présentes.
11.4 Restitution
des trop perçus
Chaque maître
d’œuvre de l’expérimentation bénéficiant de financements dans le cadre
du programme s’engage à reverser
immédiatement et sans contestation d’aucune sorte au Coordinateur qui les
restituera au ……., tout montant perçu dont le financement serait, pour
quelque raison que ce soit, annulé par ……..
Au cas où les dépenses effectuées seraient inférieures aux coûts budgétisés pour l’un quelconque des sous-programmes, la participation de chaque financeur sera réduite au prorata de sa contribution au coût total du programme.
Les résultats,
comptes-rendus et synthèses prévus aux articles 6 et 7 seront soumis à
l’avis du Comité de Pilotage.
Les
modalités de leur diffusion seront définies par le Comité de Pilotage.
Aucune
diffusion de résultats, aucune communication sur les tendances observées ne
sera faite sans l’accord formel du Comité de Pilotage.
Les
parties signataires de la présente convention s’engagent à ne pas se réserver,
par quelque moyen que ce soit, la propriété industrielle ou commerciale d’un
produit ou d’un résultat issu du programme défini dans la présente
convention sans l’accord formel du Comité de Pilotage désigné à
l’article 4.
Les
parties signataires s’engagent également à imposer la même règle aux
organismes sous-traitants intervenant sous leur responsabilité dans le cadre de
ce programme.
Au cas où des résultats spécifiques du programme pourraient donner lieu à une exploitation industrielle ou commerciale, il appartiendrait au groupe des financeurs de définir les modalités de leur exploitation, dans le respect de l’objet et des objectifs des présentes tels que définis aux articles 1 et 2 ci-avant.
Chacun des
contractants s’engage à respecter les termes de la présente convention et à
fournir tout document technique et comptable permettant de suivre son exécution.
Tout
litige relatif à l’exécution de la présente convention devra être discuté
en Comité de Pilotage sur simple demande de l’une quelconque des parties, au
plus tard en début de réunion. En l’absence de consensus au sein du Comité
de Pilotage sur les suites à donner, la décision revient au Ministère de
l’Agriculture.
En cas de
non respect des termes de la présente convention ou de la non réalisation de
certains travaux par l’un des maîtres d’œuvre de l’expérimentation, les
financeurs pourront décider de suspendre ou d’annuler leur contribution
financière et exiger le remboursement des sommes non employées conformément
aux termes de la présente convention.
En cas de litige concernant l’exécution de la présente convention, les tribunaux de ………. seront compétents. La convention est soumise au droit français, sa version française prévalant.
L’expérimentation
se déroule du ……… au ………..
Le compte
rendu global des travaux sera achevé au ……….. La convention sera soldée
au ………….
En conséquence,
la présente convention est établie pour une période allant du ………. au
………….
Ces délais pourront être modifiés si les échéances définies par (autorité extérieure) sont elles-mêmes modifiées.
Article 15 Conditions (suspensives ou résolutoires)
La présente convention est établie en x exemplaires originaux, un exemplaire original étant destiné à chaque partie signataire.
Date, lieu de la
signature et liste de l’ensemble des intervenants signataires à la
convention. Pour le coordinateur, sa signature doit être précédée
de la mention « bon pour acceptation de la fonction de mandataire ».
Pour les autres, leur signature doit être précédée de la mention « bon
pour mandat donné au coordinateur ».
Les commentaires ci-après ont essentiellement
pour objet d’insister sur les facteurs et critères rédactionnels
susceptibles de faciliter la justification de la qualification non lucrative des
conventions.
La référence à des opérations de recherche et développement dans le domaine agricole est toujours souhaitable.
Article 1 Objet
L’objet
doit mettre en valeur les intérêts généraux du programme (développement,
protection de l’environnement, santé publique, etc.), et utiliser une syntaxe
et un vocabulaire de nature non commerciale :
action,
projet,
programme,
recherche appliquée,
programme expérimental,
recherche,
travaux d’études,
développement global,
valorisation,
pilotage,
coordination.
La référence aux textes législatifs existants éventuellement sur le programme concerné et aux agréments du programme ou de l’association concernée par des autorités publiques ou parapubliques européennes, nationales, ou locales, sera également utile.
Privilégier
une description scientifique et technique des objectifs.
Certains
termes tels que coordination, pilotage, doivent être utilisés avec parcimonie
afin d’éviter une qualification en prestation de consultant. L’apport
scientifique doit toujours être sous-jacent. En effet, un consultant sans
connaissances techniques ou scientifiques pointues, et donc existant sur le
marché concurrentiel, pourrait tout à fait jouer un simple rôle de
coordination ou de pilotage, sauf si l’on met en évidence l’aspect
scientifique et technique de cette coordination.
Éviter de conférer un intérêt particulier aux objectifs bénéficiant du fait du programme à une personne, ou un groupe de personnes restreint (sauf s’il s’agit de personnes publiques ou parapubliques).
Les
contractants peuvent être nommément répartis entre chaque groupe pour les
conventions complexes, avec mention de leur statut juridique, de manière à
faire apparaître le caractère minoritaire de la présence éventuelle de sociétés
commerciales :
association,
syndicat professionnel,
chambre professionnelle,
administration,
entité publique ou parapublique, nationale, européenne ou internationale,
société
commerciale.
La mission de coordination sera souvent la plus susceptible d’interprétation de lucrativité. Il conviendrait donc d’insister sur son aspect technique plutôt qu’administratif et de mettre en évidence sa neutralité financière : coût de coordination réparti l'euro l'euro, mandat pour recevoir les financements au nom et pour le compte des maîtres d’œuvre (cf. art. 8).
Il est préférable
que le Comité de Pilotage ne comprenne pas des intervenants qui pourraient
avoir un intérêt commercial direct ou indirect dans l’encadrement du
programme, mais plutôt des techniciens, des maître d’œuvres et des représentants
d’entités publiques ou parapubliques.
Si les réunions
du Comité de Pilotage sont très formalisées, il sera nécessaire de définir
une majorité pour les prises de décisions et les conditions de décompte des
voix. A défaut, l’unanimité s’applique dès lors qu’il s’agirait de
modifier directement ou indirectement les clauses de la convention.
Il est préférable que le Comité Technique ne comprenne pas des intervenants qui pourraient avoir un intérêt commercial direct ou indirect dans l’encadrement du programme, mais plutôt des techniciens, des associations, d’autres organismes de recherche et des représentants d’entités publiques ou parapubliques (pour les représentants nommés par le Comité de Pilotage pour assister aux travaux du Comité Technique).
Le contenu
ne doit pas mentionner d’activités susceptibles d’être concurrentielles,
sauf à pouvoir démontrer que les activités (Produits) concernées
n’existent pas sur le marché commercial, ou n’existent que de façon
insuffisante. Il convient notamment d’éviter de revenir sur des actions de
coordination ou de gestion matérielle du programme. En effet, ces activités
pourraient être assimilées à du « consulting », prestation réalisée
normalement par les cabinets de conseil et relevant donc du secteur lucratif.
Il convient également de ne pas mentionner de résultats (logiciels, brevets, etc.) susceptibles d’une exploitation commerciale sauf à prévoir que leur exploitation ne sera pas lucrative (gratuité ou prix limité) et ne sera pas restreinte à un groupe limité de personnes qui bénéficieraient dans ce cas d’un avantage concurrentiel.
Les échéances
techniques doivent correspondre aux objectifs scientifiques ou techniques.
Les informations remises à l’occasion d’échéances financières doivent, si elles sont précises, permettre de mettre en évidence l’équilibre des coûts et du financement. Il convient par ailleurs de veiller, lorsque cet article comprend un calendrier de versement des financements, à ce qu’il n’y ait pas de décalage significatif avec les dépenses. Un tel décalage pourrait dégager des profits temporaires substantiels sauf à être en mesure de démontrer pour chaque bénéficiaire du financement que les travaux payés ne sont pas encore réalisés (art. 38-2 bis a du CGI), et que la somme perçue ne doit donc pas intégralement figurer en compte de produit. Dans ce sens, le rapprochement des échéances techniques et des échéances financières pourra permettre d’apporter une telle preuve si les échéances techniques sont définies avec précision et qu’à chaque échéance technique correspond une échéance financière. Typiquement, ce genre de précision sera nécessaire pour les conventions qui prévoient les financements de campagnes pour lesquels la convention sera souvent à cheval sur deux exercices.
Lorsque
l'organisme non lucratif a un rôle de coordination, il est important d’éviter
de le présenter comme un prestataire de service chargé de coordination ou de
gestion matérielle du programme.
La
description du rôle de coordination doit mettre l’accent sur le fait que l’organisme
apporte une connaissance scientifique et technique qui n’existe pas sur le
marché commercial, ou qui n’existe que de façon insuffisante.
La
fonction de mandataire n’est normalement pas rémunérée.
La coordination administrative
doit apparaître comme mineure.
La coordination financière, si elle est à la charge de l’organisme non lucratif, peut être renforcée via un mandat exprès qu’il conviendrait alors d’inclure dans l’article 8 : « Les contractants donnent mandat à (l’organisme) pour percevoir auprès de chaque financeur aux dates et sous les conditions prévues aux présentes les fonds que ceux-ci se sont engagés à accorder dans le cadre du présent programme et à les reverser, conformément aux présentes, à leurs bénéficiaires. Ces fonds sont collectés par (l’organisme) au nom et pour le compte de chaque maître d’œuvre pour le montant qui lui revient tel que fixé à l’article 10 des présentes. (L’organisme) répartit les fonds collectés entre les maîtres d’œuvre proportionnellement aux montants qui leur reviennent tel que fixés à l’article 10. (L’organisme) déclare accepter cette fonction de mandataire ».
Rajouter
le cas échéant que l'organisme non lucratif n'est pas rémunéré pour sa
fonction de mandataire.
Dans ces conditions, il sera possible pour l’organisme concerné de comptabiliser les subventions perçues à son seul bilan dans des comptes de tiers ouverts au nom des bénéficiaires. L’opération devient alors totalement neutre fiscalement pour l’organisme concerné.
Les coûts décrits
doivent bien entendu représenter une anticipation aussi proche que possible de
la réalité. Les dépenses engagées décrites poste par poste doivent représenter
au mieux l’engagement scientifique et technique : temps ingénieurs,
fournitures et équipements scientifiques. Lorsque l’acquisition d’un équipement
est prévue, il conviendrait de tenir compte de son seul amortissement si sa duré
de vie est supérieure à un an, sauf à démontrer que l’équipement sera
inutilisable à l’issue du programme.
Si les
engagements des financeurs sont inférieurs aux coûts anticipés à l’article
9, il est utile de mentionner expressément l’autofinancement assuré par les
maîtres d’œuvre.
11.1 La justification
et le rapprochement des dépenses effectuées et du budget implique une bonne
anticipation et vise à crédibiliser la structure de la convention et surtout
la fiabilité des financements prévisionnels de programmes.
11.2 La clause de
versement ne fixe que des modalités de libération des montants engagés par
les financeurs et ne doit pas influer sur la comptabilisation des subventions en
compte de résultat. Le cas échéant, une comptabilisation au bilan sera nécessaire.
La « condition » proposée (justification des versements et des
travaux réalisés) pour les versements intermédiaires et du solde des
financements ne constitue pas une condition au sens juridique mais fixe une
simple modalité de versement. En effet une telle condition, qui ne dépend que
du fait d’une des parties au contrat est « potestative ».
Une vraie condition, au sens juridique, ne doit pas être potestative
pour s’appliquer. Il s’agira d’un fait extérieur au contrat et aux
contractants. Typiquement, une décision administrative confirmant le programme
de recherche ou un financement d’une des parties.
Juridiquement, en cas de non remise des rapports, l’on sera en présence
de la non réalisation d’une obligation contractuelle par l’une des parties,
qui entraîne une possibilité de résiliation totale ou partielle du contrat au
profit de l’autre partie, qui ne sera donc plus tenue au versement des
subventions.
L’article 11.2 peut être inutile si les articles 7.2 et/ou 10 sont
suffisamment précis.
11.3
(Pas de commentaires)
11.4 Le premier
paragraphe de cet article constitue une clause résolutoire.
Le second paragraphe a pour objet d’éviter le dégagement d’excédents.
Il est
important que soit bien précisé
l’objectif collectif des résultats du programme. Ceux-ci doivent être destinés
à la collectivité sans qu’une personne ne se les approprie ou ne puisse les
exploiter à son seul profit.
Intérêt
général des conclusions du programme, dans le but du développement des
connaissances collectives.
Exclure
toute clause de propriété intellectuelle des résultats, qui signifierait que
leur usage est réservé à quelques uns. Une telle protection ne pourrait être
tolérée que si elle est légitimement justifiée par un intérêt collectif résultant
du monopole de celui qui a l’usage des résultats, et qui serait mis en danger
par l’appropriation des résultats par un autre . Il s’agit toujours de
privilégier l’intérêt collectif.
Il peut être prévu que la convention sera automatiquement prorogée dans certains cas, tels que le retard de certains travaux pour raison de force majeure, le retard de certains financements du fait de financements préalables auprès de tiers. Il est néanmoins impossible d’anticiper tous les cas de figure et une alternative pratique sera donc de donner pouvoir au Comité de Pilotage pour reconduire la convention ou prolonger son application.
Voir aussi les commentaires de l'article 11.
La
condition sera suspensive si l’exécution de la convention (travaux de
recherche et/ou versement des subventions, …) est retardée jusqu’à sa réalisation,
alors même que certaines clauses seraient immédiatement mises en œuvre
(typiquement le lancement du programme de recherche) notamment pour des raisons
de respect du calendrier de travail.
Tant
que la condition n’est pas remplie, aucun produit n’est susceptible d’être
imposable pour les bénéficiaires (dès lors comptabilisation au bilan).
A l’inverse, lorsqu’il est prévu que la non réalisation de la condition « annule » rétroactivement telle ou telle clause de la convention ou la convention entière, il s’agira d’une condition résolutoire. Dans ce cas, les produits sont comptabilisés, puis annulés au moment où l’on constate le non respect de la condition.